A. Pengertian Rapat
Rapat
merupakan salah satu bentuk komunikasi tatap muka yang diselenggarakan oleh
perusahaan untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan kesepakatan bersama. Dengan adanya rapat, dapat menyelesaikan
permasalahan-permasalahan yang terjadi. Beberapa ahli pun mendefinisikan
tentang pengertian rapat diantaranya Agus M. Hardjana (1997:88) menyatakan
bahwa “rapat adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat dalam jangka waktu
tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama.”Rapat adalah pertemuan
atau kumpulan dalam suatu perusahaan,perusahaan, instansi pemerintah baik dalam
situasi formal maupun informal untuk membicarakan,merundingkan dan memecahkan
suatu masalah yang menyangkut kepentingan perusahaan.
Rapat merupakan suatu bentuk proses berfikir
bersama, menyelenggarakan suatu pertemuan untuk membicarakan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama. Di dalam rapat terdapat proses komunikasi yang
bersifat tatap muka secara langsung dan dihadiri oleh kelompok orang untuk
membicarakan atau menyelesaikan permasalahan. Sekelompok orang tersebut saling
berbagi informasi dan bekerja guna mencapai tujuan yang sama. Jadi rapat
merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan
dan memecahkan permasalahan tertentu, melalui rapat berbagai permasalahan dapat
dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan perusahaan dapat dirumuskan.
1. Kegunaan
Rapat
Menurut
Rita Wahyuni (2004:82) menjelaskan bahwa rapat hendaknya diselenggarakan sesuai
tata tertib, sehingga kegunaan rapat bertujuan:
a.
Untuk
memberi informasi. Artinya rapat yang bertujuan untuk menyampaikan penelasan
ataupun informasi kepada peserta rapat.
b.
Untuk
melakukan kerja sama. Perusahaan sangat memerlukan kerja sama yang solid baik
itu antara sesama karyawan maupun dengan perusahaan lain. Contohnya rapat yang
diselenggarakan oleh perusahaan yang bergerak dalam pembuatan pakaian
berkeinginan untuk melakukan kerjasama dengan pabrik benang.
c.
Untuk
mengatasi permasalahan. Umumnya kegunaan rapat yaitu untuk memecahkan suatu
permasalahan. Dalam mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan partisipasi
aktif dari para peserta rapat.
d.
Untuk
memenuhi peraturan. Perusahaan tertentu membuat kebijakan untuk melakukan rapat
dalam periode yang telah ditentukan, hal ini harus dipenuhi agar perkembangan
perusahaan tersebut dapat terpantau.
2.
Syarat Rapat
Menurut Rita Wahyuni (2004:84), penyelenggaraan rapat akan berjalan
dengan baik
dan lancar
apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Suasana terbuka artinya
setiap peserta siap menerima informasi yang datang dari siapa pun.
b.
Berpartisipasi penuh artinya
setiap peserta aktif ambil bagian dalam proses rapat tersebut.
c. Bimbingan dan kontrol
artinya setiap peserta selalu terkontrol dan terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat.
d. Ada argumentasi artinya di
dalam mencari kebenaran bukan kemenangan yang diutamakan melainkan adanya
argumentasi yang aktif dan baik.
e. Pernyataan singkat artinya
penyampaian informasi atau pemberian tanggapan dalam bentuk pernyataan yang
singkat jelas serta langsung menuju sasaran.
f.
Menghindari “konflik”
kelompok artinya jangan sampai suatu kelompok memonopoli pembicaraan dan
memaksakan pendapat kepada kelompok lain, semua pihak mempunyai hak mengeluarkan
pendapat.
g.
Ada kesimpulan artinya semua
peserta harus mampu membuat kesimpulan/keputusan yang diterima dan akan
dilaksanakan bersama dengan penuh tanggung jawab.
3.
Jenis Jenis Rapat
a. Menurut tujuannya
a. Menurut tujuannya
·
Rapat penjelasan
adalah rapat yang dilaksanakan untuk menberikan penjelasan kepada para peserta
rapat
·
Rapat pemecahan
masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang
dihadapi
·
Rapat perundingan
adalah rapat yang dilakukaan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari
jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b.
Menurut sifatnya
·
Rapat resmi (formal
meeting) adalah rapat yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang
sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya
rapat.
·
Rapat tidak resmi
(informal meeting) adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan
yang formal.
·
Rapat terbuka adalah
rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak
merupakan masalah yang bersifat rahasia.
·
Rapat tertutup adalah
rapat yang dihadiri peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas
merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
c.
Menurut jangka waktu
·
Rapat mingguan adalah
rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang
bersifat rutin.
·
Rapat bulanan adalah
rapat yang diadakan setiap sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang
terjadi sebulan yang lalu.
·
Rapat semesteran
adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah-masalah
yang terjadi selama enam bulaln yang lalu dan program-program selanjutnya untuk
enam bulaln kedepan.
·
Rapat tahunan adalah
rapat yang diadakan setahun sekali. Contoh : rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris,
rapat paripurna DPR.
d.
Menurut frekuensinya
·
Rapat rutin adalah
rapat yang sudah ditentukan waktunya.
·
Rapat insidentil adalah
rapat yang tidak terjadwal
B. Membuat
Rencana Pertemuan Rapat
Sebelum mengadakan rapat lebih baik terlebih dahulu merancang atau
merencanakan sebuah susunan acara maupun apa saja yang diperlukan dalam rapat.
Dalam merencanakan suatu rapat agar tercapai dengan baik dan sesuai dengan
tujuan ada beberapa hal yang perlu diketahui, diantaranya:
1.
Perencanaan waktu
Perencanaan waktu menyangkut kapan
waktu terbaik untuk menyelenggarakan rapat
hal ini
penting karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas rapat. Rapat yang
dilaksanakan
pada pagi
hari akan berbeda dengan rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada waktu
pagi hari
peserta masih fokus, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik
maupun
pikirannya
karena sudah seharian bekerja.
Rapat yang diadakan pada malam hari dirasa kurang efektif daripada rapat
yang diadakan pada pagi hari. Di samping itu, rapat mungkin dilakukan pada
akhir pekan, tetapi rapat yang diadakan pada akhir pekan dengan menghabiskan
waktu sampai minggu di suatu tempat peristirahatan kurang efektif. Karena pada
saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk beristirahat dan merupakan
waktu untuk keluarga. Peserta memang menghadiri rapat, tetapi pikirannya
mungkin kurang tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat diselenggarakan pada waktu menjelang waktu
makan siang, karena bila dilaksanakan
pada pagi hari dianggap menggangguaktivitas pokok para pimpinan ataupun
karyawan. Penting sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif
jika rapat diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti kebutuhan
istirahat setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur mereka.
2.
Perencanaan tempat
Dalam merencanakan tempat rapat,
sebelumnya apakah akan dilaksanakan di kantor
atau di
luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi pengelola
tempat
rapat yang
akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus menghubungi pengelola tempat yang
akan
digunakan untuk rapat dan berpesan agar tempat, waktu, hari, tanggal
pelaksanaan rapat.
Hal-hal
yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu:
a)
Cahaya penerangan
Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya
cahaya dapat mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat mendapat
cahaya dari sinar matahari yang cukup, maka tidak perlu menggunakan penerangan
atau lampu.
b)
Ventilasi udara
Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan ventilasi
udaranya. Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan membuat peserta
rapat cepat merasa gerah dan kemungkinan akan memperburuk mood peserta.
c)
Pengaturan tempat duduk
Sekretaris perlu
memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa yang akan digunakan dalam
penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga tempat untuk pemimpin rapat dan
notulis. Pada umumnya notulis duduk bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena
apabila ada yang perlu ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin.
d)
Penempatan peralatan
Peralatan yang digunakan
untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di tempat yang tidak mengganggu
jalannya rapat ataupun mengganggu pandangan peserta.
3.
Agenda rapat
Agenda rapat adalah daftar atau
program mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Dalam
mempersiapkan agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan rapat
karena agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus
mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang
harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu dapat terjadi
karena kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh permasalahan yang
ada. Mengingat padatnya permasalahan dan urusan yang harus diselesaikan
pimpinan. Sebaiknya agenda rapat dipersiapkan jauh hari sebelum rapat
diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua peserta yang akan menghadiri rapat.
Teknik menyusun agenda adalah cara sistematis dalam menyusun suatu pokok
masalah yang akan dibicarakan dalam penyelenggaraan rapat.
Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda
rapat yaitu:
a)
Mengetahui dan menguasai
pokok permasalahan.
b)
Mengetahui tema dan tujuan
rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, tidak perlu
dicantumkan dalam notula.
c)
Mengetahui keadaan calon
peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis kelamin, jabatan, status sosial,
pendidikan, peserta dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.
d)
Mengetahui tempat, waktu dan
penyelenggaraan rapat.
e)
Mengetahui peralatan yang
akan digunakan.
f)
Mengetahui keadaan ruang
rapat.
g)
Mengetahui keadaan calon
pemimpin rapat.
h)
Mengetahui makanan dan
minuman yang akan dihidangkan.
i)
Mengetahui tata tertib dalam
rapat
4.
Undangan rapat
Surat undangan merupakan pemberitahuan yang
sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang
untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentu. Dalam menulis surat undangan, diperlukan suatu keterampilan dalam hal
menuangkan kata-kata, sehingga mendapat feedback atau reaksi sesuai yang
diharapkan. Perlu diperhatikan juga cara pembuatan undangan rapat yaitu:
1)
Undangan rapat resmi
Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang
merasa diperhatikan dan dihormati.
2)
Undangan rapat tidak resmi
Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga cukup
mengisi tanggal, hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan undangan jenis ini,
pada umumnya merupakan rapat berkala.
5.
Daftar hadir
Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan
daftar hadir biasa, yang dibuat di atas selembar kertas. Daftar hadir dalam
bentuk buku tamu digunakan untuk rapat yang sifatnya resmi, sedangkan rapat
yang tidak resmi menggunakan daftar hadir yang hanya menggunakan selembar
kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir,
selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta sebagai
dokumentasi.
C. Menjelaskan Teknik Menyelenggarakan Rapat
Dalam menyelenggarakan rapat perlu kita
ketahui ada beberapa teknik atau cara agar terwujudnya suatu rapat,
diantaranya:
1.
Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka harus
menyatakan topik rapat dengan jelas mengapa topik ini penting bagi mereka yang
hadir, dan apa yang dapat diharapkan peserta rapat dalam rapat yang
diselenggarakan.
2.
Garis Besar
Setelah pembukaan, sampaikan
garis besar dari materi, dengan menunjukkan point-point materi yang perlu
dibahas didalam rapat.
3.
Pengaturan Informasi
Pertimbangkan pemakaian
urutan waktu atau mulailah dengan informasi yang akan memberikan dampak paling
besar. Sering-seringlah merujuk kembali pada catatan garis besar, sehingga para
peserta dapat melihat apa saja pembahasan yang perlu dikembangkan.
4.
Hubungan Informasi Tersebut
Dengan Para Peserta
Sejalan dengan presentasi,
sering-seringlah menjelaskan apa arti informasi ini bagi para peserta. Apa
dampaknya bagi mereka atau apa yang dapat mereka lakukan dengan adanya
informasi tersebut.
5.
Rangkuman Point-point Utama
Dalam penyampain informasi
terakhir presentasi, ulangi apa saja yang telah di bahas
dalam pertemuan rapat. Untuk
mengevaluasi kembali apakah materi yang disampaikan benar-benar sesuai dan juga
sebagai pengingat kembali point utama pembahasan rapat.
6.
Informasi Tentang Tindak
Lanjut
Jelaskan kepada para peserta
apa yang akan terjadi selanjutnya dalam pembahasan
rapat. Dalam setiap
bagian-bagian jabatan yang diberi wewenang untuk menyelesaikan tugas yang
diberikan oleh pimpinan.
7.
Membuka Sesi Tanya Jawab
Pada sesi tanya jawab ini,
para peserta diberikan kesempatan bila ada seuatu informasi
yang disampaikan kurang
jelas atau membingungkan. Agar para peserta dapat meminimalisir kesalahan bila
di beri tugas oleh pimpinan dalam menyelesaikan suatu urusan.
D. Menyelenggarakan Rapat Bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan
sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk
membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada
bulan yang lalu. Dalam menyelenggarakan rapat bulanan ada hal-hal yang perlu
diperhatikan terutama pada suasana rapat. Suasana rapat yang dimaksud adalah
setiap peserta harus siap menerima informasi dari beberapa pihak yang datang
dalam rapat dan sarankan juga membantu jika ada beberapa masalah yang ada.
Karena rapat bulanan ini sudah disusun dalam SOP (Standard Operasional
Perusahaan). Dalam SOP membahas rencana rapat yang diselenggarakan sesuai
dengan susunan rencana aktivitas perusahaan. Dalam menyelenggarakan rapat
bulanan dibedakan menjadi empat macam, diantaranya:
1.
Rapat Dinas
Rapat yang diadakan untuk
keperluan pembicaraan urusan kantor sehari-hari yang menyangkut dalam hal
kedinasan atau pemerintahaan.
2.
Rapat Pimpinan
Rapat untuk keperluan
pembicaraan interen pimpinan dengan sesama pimpinan. Rapat ini biasanya
dihadiri oleh antar pimpinan perusahaan yang jabatannya setara seperti Direktur
Produksi dengan Direktur Keuangan.
3.
Rapat Rutin
Rapat yang membicarakan
hal-hal rutin sehari-hari dalam aktivitas kegiatan perusahaan. Rapat rutin ini
biasanya membahas mengenai laporan produksi, laporan keuangan dan laporan
pemasaran.
4.
Rapat kerja
Rapat yang membicarakan
keseluruhan unit kerja dalam susunan program perusahaan yang sudah
direncanakan. Rapat kerja ini biasanya membahas mengenai tujuan perusahaan
dalam mencapai suatu target dengan waktu yang telah direncanakan. Rapat kerja
ini biasanya pada setiap jabatan pegawai ada target yang harus dicapai dalam
sebulan sekali atau waktu yang telah ditentukan.
E. Mengidentifikasi Bentuk-Bentuk Rapat
Sebelum menyelenggarakan rapat, seorang
seketaris harus mengetahu terlebih dahulu
susunan program atau materi yang akan dibahas
dalam suatu rapat. Agar nantinya dalam menyelenggarakan rapat seketaris
mengetahui rapat apa yang tepat dalam materi yang akan dibahas oleh pimpinan
nantinya. Karena rapat terbagi menjadi beberapa macam, diantaranya:
1.
Rapat Formal
Rapat formal adalah rapat
yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang
berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan. Rapat formal ini bisanya
dihadiri oleh para pejabat penting perusahaan atau para pejabat pemerintahan.
Dalam rapat formal ini biasanya membahas mengenai kerjasama, penjualan saham
dan sebagainya.
2.
Rapat Informal
Rapat informal adalah rapat
yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat informal dapat
terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja. Rapat informal dapat terlaksana
walaupun para peserta rapat tidak mendapatkaan undangan. Karena bersifat
membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama dalam
penyelesaiannya.
3.
Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat
yang dihadiri oleh setiap anggotanya tanpa adanya batasan peserta rapat. Materi
yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia. Rapat terbuka ini bisa
dihadiri oleh beberapa pihak pegawai tanpa adanya penggolongan jabatan dalam
perusahaan atau instansi.
4.
Rapat Tertutup
Rapat tertutup adalah rapat
yang dihadiri oleh para peserta tertentu dan biasanya yang dibahas menyangkut
masalah-masalah yang bersifat rahasia dan hanya beberapa orang saja yang dapat
diundang. Rapat tertutup ini biasanya membahas mengenai masalah-masalah profil
perusahaan atau membahas mengenai kelebihan suatu produk tertentu.
F. Menyelenggarakan Rapat Internal
Dalam menyelenggarakan rapat internal
perusahaan ada beberapa faktor yang perlu diketahui dan dipersiapkan. Agar
rapat internal perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Penyelenggaraan rapat internal perusahaan dapat disiapkan oleh seketaris dengan
memperhatikan beberapa cara, diantaranya:
1.
Fasilitas Rapat
Fasilitas yang perlu
dipersiapkan menurut Rumsari Hadi Suwarno dan Lukas Dwiantara
(2009:97) antara lain:
a)
Apabila rapat diadakan di
perusahaan tersebut, mempersiapkan ruangan yang biasanya khusus digunakan untuk
rapat atau biasa disebut ruangan rapat atau ruang pertemuan.
Apabila ruang rapat tidak dilengkapi dengan AC, harus dilengkapi dengan
ventilasi udara yang cukup agar peserta tidak merasa lelah karena udara yang
panas, terutama bila rapat tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama.
b)
Usahakan penerangan yang
cukup, dan apabila ruangan cukup dengan sinar matahari tidak perlu menggunakan
lampu. Dengan demikian tidak cepat membuat mata lelah.
c)
Pengaturan ruangan dengan
meja dan kursi. Apakah pengaturan ruang rapat akan menggunakan bentuk
konferensi, bentuk huruf T, bentuk huruf V, bentuk perahu, bentuk kelas atau
bentuk lainnya.
d)
Sound system diatur
sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu komunikasi dalam rapat.
e)
Ruang untuk konsumsi di
tempat terpisah bila memungkinkan, agar peserta tidak lelah duduk terus-menerus
saat rapat berlangsung.
f)
Bila rapat diadakan di luar
perusahaan, misal di hotel atau tempat pertemuan lainnya, sekretaris dapat
meminta pengelola tempat untuk menyediakan ruangan yang dekat dengan lift atau
ruangan yang mudah dicari, agar tidak membuat bingung peserta sehingga waktu
tidak terbuang percuma hanya untuk mencari ruang rapat.
2.
Menyiapkan Perangkat Administrasi Penyelenggaraan
Rapat
Sekretaris
mempunyai peranan penting dalam mempersiapkan dan menyelenggarakan rapat, mulai
dari rapat staf sampai pada rapat yang dihadiri puluhan orang, karena hal ini
merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu tugas pimpinan. Untuk itu,
seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal yang harus dipersiapkan mengenai
perangkat administrasi sehubungan dengan pelaksanaan rapat adalah sebagai
berikut:
a.
Agenda rapat
Agenda rapat adalah daftar atau
program mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Dalam
mempersiapkan agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan rapat
karena agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus
mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang
harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu dapat terjadi
karena kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh permasalahan yang
ada. Mengingat padatnya permasalahan dan urusan yang harus diselesaikan
pimpinan. Sebaiknya agenda rapat dipersiapkan jauh hari sebelum rapat
diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua peserta yang akan menghadiri rapat.
Teknik menyusun agenda adalah cara sistematis dalam menyusun suatu pokok
masalah yang akan dibicarakan dalam penyelenggaraan rapat.
Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda
rapat yaitu:
a)
Mengetahui dan menguasai
pokok permasalahan.
b)
Mengetahui tema dan tujuan
rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, tidak perlu
dicantumkan dalam notula.
c)
Mengetahui keadaan calon
peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis kelamin, jabatan, status sosial,
pendidikan, peserta dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.
d)
Mengetahui tempat, waktu dan
penyelenggaraan rapat.
e)
Mengetahui peralatan yang
akan digunakan.
f)
Mengetahui keadaan ruang
rapat.
g)
Mengetahui keadaan calon
pemimpin rapat.
h)
Mengetahui makanan dan
minuman yang akan dihidangkan.
i)
Mengetahui tata tertib dalam
rapat
b.
Undangan rapat
Surat undangan merupakan pemberitahuan yang
sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang
untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu
tertentu. Dalam menulis surat undangan, diperlukan suatu keterampilan dalam hal
menuangkan kata-kata, sehingga mendapat feedback atau reaksi sesuai yang
diharapkan. Perlu diperhatikan juga cara pembuatan undangan rapat yaitu:
1)
Undangan rapat resmi
Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang
merasa diperhatikan dan dihormati.
2)
Undangan rapat tidak resmi
Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga cukup
mengisi tanggal, hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan undangan jenis ini,
pada umumnya merupakan rapat berkala.
3)
Daftar hadir
Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan
daftar hadir biasa, yang dibuat di atas selembar kertas. Daftar hadir dalam
bentuk buku tamu digunakan untuk rapat yang sifatnya resmi, sedangkan rapat
yang tidak resmi menggunakan daftar hadir yang hanya menggunakan selembar
kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir,
selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta sebagai
dokumentasi.
4)
Perlengkapan Rapat
Sekretaris perlu mempersiapkan perlengkapan yang menunjang berlangsungnya
rapat. Dalam mempersiapkan perlengkapan rapat ini, sekretaris tidak harus
melakukannya sendiri tetapi bisa menugaskan petugas khusus yang sudah ahli
didalam bidangnya. Adapun perlengkapan rapat yang harus dipersiapkan meliputi:
1)
Alat tulis
2) Stopmap (kertas tempat
menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah dispesifikasikan)
3)
Stapler/hekter
4) Informasi atau data dan
perhitungan-perhitungan yang diperlukan
5) Laptop
atau komputer
6)
Whiteboard lengkap dengan spidol dan penghapus
7)
Peralatan komunikasi, misal telepon
8) Alat
perekam
9)
Soundsystem
10) Liquid
Crystal Display (LCD)
11) Meja
dan kursi
3. Mengetahui Tipe Peserta Rapat
1)
Pemimpin Rapat
Suatu rapat akan terarah dan
mencapai tujuan apabila dipandu atau dipimpin oleh seseorang yang disebut
pemimpin rapat. Tipe pemimpin rapat berbeda antara satu dengan yang lain.
Menurut Rita Wahyuni (2004:84) ada tiga tipe pemimpin rapat yaitu:
a.
Tipe otoriter
Adalah tipe pemimpin yang mau menang sendiri. Tipe tersebut banyak
memaksakan pendapatnya sedangkan peserta rapat diminta harus menyetujuinya.
Dengan kata lain saran, usul atau pendapat apa pun dari peserta kurang
memperoleh tanggapan.
b.
Tipe laissez
Adalah tipe pemimpin rapat yang tidak mau atau tidak sanggup
mengendalikan rapat. Rapat dibiarkan begitu saja sehingga berlangsung
berlarut-larut. Pemimpin rapat di sini tidak dapat mengendalikan rapat dan
keputusan rapat diserahkan kepada peserta yang paling dominan atau mempunyai
pandangan luas.
c.
Tipe demokratis
Adalah tipe yang mampu menciptakan adanya lalu lintas komunikasi dua
arah, para peserta rapat banyak diberikan kesempatan dalam mengemukakan usul,
pendapat dan saran. Dengan demikian hasil rapat merupakan hasil keputusan
bersama sehingga menyebabkan para peserta rapat sangat bertanggungjawab atas
semua hasil yang telah menjadi keputusan atau kesepakatan bersama.
2)
Audien Peserta Rapat
Salah satu unsur penting
dalam rapat yaitu adanya peserta. Masingmasing peserta mempunyai sifat dan
karakter yang berbeda. Tipe peserta dibagi menjadi enam yaitu:
a.
Tipe pemersatu
Bertindak sebagai juru damai. Cirinya penuh perhatian, bersahabat,berjiwa
besar, sabar,
tekun dan mempunyai sikap toleran.
b.
Tipe perantara
Bertindak sebagai perantara atau penghubung antara satu dengan yang lain
baik perorangan maupun kelompok. Karakternya adalah pandai bergaul, berwibawa,
dapat dipercaya dan penampilan meyakinkan.
c.
Tipe pendengar
Termasuk peserta yang pasif, tidak berperan serta secara aktif. Orang
yang mempunyai
tipe ini biasanya karena pendiam atau kurang pengalaman, kurang
pengetahuan, tidak
mempunyai keberanian, kurang bergaul, pemalu dan kurang percaya diri.
d.
Tipe inisiatif
Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat tekun, rajin, memiliki
kreatifitas yang tinggi,
mempunyai keinginan yang baik dan turut memikirkan pemecahan masalah.
e.
Tipe pemberi semangat
Mempunyai sifat penggerak, kemauan dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi,
dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa,
disegani
sehingga mempunyai pengaruh baik.
f.
Tipe pemberi informasi
Tipe orang ini selalu memberi informasi karena mempunyai pengalaman yang
banyak
atau luas. Sifat tipe orang ini mudah bergaul,dapat dipercaya.
g.
Tipe penyerang
Tipe ini harus diwaspadai oleh pemimpin rapat karena bersifat pendobrak,
penantang
terhadap masalah yang dibahas, pendapat dan sikap orang lain, sehingga
dapat
menimbulkan perdebatan dan perselisihan
G. Tata Ruang Rapat
Persiapan Ruangan
Akomodasi,
rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari
tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan.
Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan
pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:
a. Cahaya penerangan
Bila ruangan
tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar
matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar
matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa
keuntungan, di antaranya:
·
Hasil pekerjaan atau
produktivitas bertambah
·
Kualitas pekerjaan lebih baik
·
Kesalahan-kesalahan berkurang
·
Semangat kerja pegawai lebih
baik
·
Mengurangi ketegangan dan
kelelahan (mata dan rohani)
·
Prestise lebih baik untuk
perusahaan
b. Perencanaan warna
Warna akan
mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli
membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.
c. Ventilasi udara
Usahakan agar
udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
d. Pengaturan tempat duduk,
Pengaturan
tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.
Tujuan Tata Ruang Rapat
1. Adanya kepuasan dari peserta rapat
2. Rapat berjalan dengan
lancar
3. Terciptanya suasana yang nyaman dan produktif
4. Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat
5.
Mengoptimalkan pemanfaatan
ruangan
Macam-macam
Pengaturan Tata Ruang Rapat
Penataan ruang rapat sangat
mempengaruhi jalannya rapat. Bentuk tata ruang rapat yang baik ialah yang dapat
mewujudkan terjadinya komunikasi dua arah,sehingga komunikasi dapat berjalan
dengan lancar.
Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat
yaitu sebagai berikut:
1.
Penataan tipe U Shape
Penataan tipe U Shape ini ideal untuk beriteraksi
antar peserta dan ideal dengan penggunaan
audio visual, tidak cocok untuk grup besar.
Penataan meja kursi seperti huruf U, digunakan bagi
jumlah peserta yang tidak terlalu besar dan meja setiap peserta dapat menghadap
ke presenter dan dapat berinteraksi dan memberikan, tipe U shape ini umumnya
digunakan untuk meeting internal, kelompok diskusi dimana ada speaker, audio
visual presentasi microphone, projector beserta laptop dan akses internet,
screen, flip chart. penataan lampu yang baik. Untuk penataan U shape ini
cocok untuk jumlah 25 orang, karena jika sisi U terlalu panjang akan mengurangi
partisipasi anggota dari jalannya meeting. U
Shape sangat tepat untuk internal meeting dimana pimpinan utama duduk di bagian
tengah diapit oleh petinggi kantor pusat dan disisi kiri dan kanan di isi oleh
para kepala cabang.
Peralatan yang dibutuhkan untuk ruang
meeting jenis U-Shape ini antara lain: microphone, projector beserta laptop dan
internet akses.
2.
Penataan tipe ruang kelas (Classroom style)
Ruang rapat tipe classroom style disusun dengan
deretan meja peserta konfrensi dan kursi menghadap ke depan ruang (pembicara),
di tipe ini disediakan tempat untuk tulis menulis di setiap peserta. Tipe
ini bermanfaat untuk meeting yang memerlukan mencatat, handout atau bahan
referensi atau peralatan seperti laptop komputer, pertemuan tipe ini nyaman
untuk sesi panjang dan memungkinkan minuman dapat disediakan di tempat dalam
jangkauan setiap peserta.
Petunjuk Setup Ruang meeting
a.
Meja yang melampaui panggung atau podium harus miring
ke arah pembicara.
b.
Setiap meja digunakan kurang lebih 2 orang tergantung
space yang tersedia.
c.
Sediakan ruang / space yang memungkinkan untuk
mempermudah gerakan masuk dan keluar peserta dari baris.
d.
Presenter dapat melihat ke semua peserta
e.
mengakomodasi kelompok besar dalam ruang yang terbatas
3.
Conference atau Boardroom
Meeting dengan sebuah meja persegi panjang atau
berbentuk oval dengan setiap kursi peserta disisi meja, tipe layout ini
digunakan untuk rapat direksi, rapat komite atau kelompok diskusi.
Banyak fasilitas yang menyediakan meja konfrensi dengan berbagai bentuk, pabila
tidak tersedia meja konfrensi standard dapat digunakan meja secara bersama-sama
membentuk persegi panjang, persegi atau persergi berongga ditengah, perlu
diingat semakin besar setup meja, semakin sulit bagi peserta untuk melihat
peserta lain di ujung mereka.
4.
Penataan tipe Theatre (Theatre style)
Dalam penataan theatre style ini, tempat duduk dan
bangku berbaris menghadap ke podium, panggung atau pembicara (tanpa meja
konfrensi), penataan ruang rapat ini paling efisien untuk peserta bertindak
sebagai penonton atau pendengar, penataan tipe ini dianjurkan tidak dengan
makanan atau mengambil catatan yang diperlukan.
Penataan tipe ini bisa fleksibel, baris bis melingkar,
setengah lingkaran, lurus atau miring kearah titik pembicara, jika ada ruang
lebih dapat diberikan ruang gerak diantara baris untuk mempermudah gerakan
peserta masuk dan keluar barisan.
5.
Block Table
Block table style adalah tipe ruang / style ruang
meeting yang cocok untuk membahas suatu project antara anda dan kolega bisnis.
Maksimal peserta meeting block table agar nyaman adalah 10 dengan perincian 5
disisi kiri dan kanan tanpa head table jika membahas suatu project dengan
kolega bisnis untuk menghormati kolega bisnis dan dengan head table untuk
internal meeting perusahaan.
6.
Gaya Klasikal
Gaya klasikal merupakan pengaturan tempat duduk rapat dengan jumlah peserta
rapat yang banyak. Gaya klasikal ini cocok diterapkan jika rapat tersebut
bersifat pemberian informasi. Contoh pengaturan tempat duduk ini antara lain
diterapkan di sekolah, seminar, atau rapat kelurahan.
7.
Gaya Konferensi
Pengaturan tempat duduk tipe ini memungkinkan semua peserta merasa dihargai dan menimbulkan semangat kerja sama team work. Pengaturan tempat duduk semacam ini sering digunakan pada saat rapat pemecahan masalah.
Pengaturan tempat duduk tipe ini memungkinkan semua peserta merasa dihargai dan menimbulkan semangat kerja sama team work. Pengaturan tempat duduk semacam ini sering digunakan pada saat rapat pemecahan masalah.
8.
Round Table
Round table atau meja berbentuk lingkaran sangat cocok untuk pengaturan rapat pada saat diskusi kelompok atau juga workshop, pengaturan tempat duduk seperti ini membuat rapat menjadi rileks namun tetap formal.
Round table atau meja berbentuk lingkaran sangat cocok untuk pengaturan rapat pada saat diskusi kelompok atau juga workshop, pengaturan tempat duduk seperti ini membuat rapat menjadi rileks namun tetap formal.
9.
Double U-Shape
Double U -Shape sama seperti U-shape
tapi terdapat tambahan beberapa meja di belakang meja bagian tengah untuk
keperluan dokumentasi dan observer meeting.
10. Bentuk
lingkaran untuk 8 orang
11. Bentuk persegi
a) Untuk 6
orang
b) Untuk 10
orang
c) Untuk 20
orang
12. Bentuk
setengah lingkaran
13. Bentuk huruf
Tuntuk 28 orang
14. Bentuk huruf
V untuk 20 orang
15. Bentuk
perahu untuk 28 orang
16. Bentuk kelas
atau klasikal untuk 24 orang
H. Prosedur Pelaksanaan Rapat
1.
Persiapan
a. Menyiapkan rencana
b. Menyiapkan agenda rapat
c. Menyiapkan kertas kerja
d. Menyiapkan pembicara/peserta
e. Menyiapkan perlengkapan rapat
a. Menyiapkan rencana
b. Menyiapkan agenda rapat
c. Menyiapkan kertas kerja
d. Menyiapkan pembicara/peserta
e. Menyiapkan perlengkapan rapat
2.
Pelaksanaan
a. Pembukaan
b. Tata tertib rapat
c. Pengendalian
d. Mengatur waktu
e. Pengambilan keputusan
f. Penutupan rapat
a. Pembukaan
b. Tata tertib rapat
c. Pengendalian
d. Mengatur waktu
e. Pengambilan keputusan
f. Penutupan rapat
3.
Laporan dan Evaluasi
a. Pelaporan
a. Pelaporan
·
Jelas, lengkap dan singkat
·
Pembuat laporan harus mengikuti rapat
·
Isi jam/tanggal, jumlah peserta,
pembicara, pokok pembicaraan keputusan
b. Evaluasi
·
Dilakukan bersama panitia/pengurus
·
Yang dievaluasi adalah semua kegiatan
rapat dari persiapan, pelaksanaan dan hasil.
I. Menguraikan
Sistematika Penulisan Notula
1. Pengertian Notula Dan Laporan
Notulen atau Notula adalah
pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya disebut
pembuat notula (notulis).
Notulen adalah sebuah catatan
tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang
yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang
akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat
pada seluruh anggota atau peserta acara.
Notulen adalah naskah dinas yang
membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan
masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.
Laporan merupakan suatu bentuk penyajian fakta
mengenai sesuatu kegiatan ataupun keadaan yang berkenaan dengan adanya suatu
tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.
2. Sistematika Penulisan Notula
Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertama
kali harus diingat dalam penulisan tanpa tertinggal. Adapun kepala
notulen terdiri atas :
1.
Nama atau tema yang akan dibahas
- Hari
dan tanggal acara dilaksanakan
- Waktu
(Jam) pelaksanaan acara
- Tempat
pelaksanaan acara
- Acara
saat berlangsung
- Unsur-unsur
yang terlibat dalam rapat, yaitu :
- Ketua dan Wakil Ketua
- Sekretaris
- Notulis
- Peserta
B.
Isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan
notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan
tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulen adalah
agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.
Adapun susunan sistematika dalam penulisan notulen
adalah :
1.
Kata pembukaan
- Pembahasan
- Pembacaan Keputusan dari Hasil
- Waktu (Jam) penutupan
C.
Bagian Akhir Notulen
Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau
penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun,
walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam
penulisan notulen.
Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :
1.
Nama Jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat, dan NIP
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan
orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang
dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan: Notulen yang
ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam
kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.
Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat
dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan
organisasi yang bersangkutan. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua,
Sekretaris, dan Notula.
3. Bentuk-Bentuk Catatan Pertemuan/Notula
Telah dikemukakan bahwa notula
adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat
rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis, yaitu :
a.
Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah
adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam
rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (dari notulis). Notula
harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil
rekaman, dan gabungan dari keduanya.
b.
Notula Rangkuman
Notula Rangkuman adalah laporan
ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu notulis harus terampil
menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan
memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah
yang sesuai dengan tema rapat pada tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak
sesuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam
notula rapat. Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan
menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain
notula harus menulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat
dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang penulis harus terampil
mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan
pembicaraan berikutnya.
4. Fungsi Catatan Pertemuan
a)
Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai
bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi,
bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya
pelaksanaan tugas atau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
b)
Sebagai Sumber Informasi Untuk Peserta Rapat Yang
Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta
tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c.
Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut,
direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d.
Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula
hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
e.
Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan
rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi disimpan baik sesuai dengan
sistem pengarsipan.
f.
Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang
tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya
dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
5. Teknik Menyusun Notula
Maksud pembuatan notula adalah agar
apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah
atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi
rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat
menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh.
Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu.
Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan.
Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar
sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
Hal-hal yang
harus diperhatikan dalam pembuatan notula :
1.
Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami
dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
- Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
- Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah,
dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
- Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja
materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan
khusus, serta materi yang berupa keputusan
- Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada
pokok pembicaraan
Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan
notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi
semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk
menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan
notula :
1↲↠↠1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi
nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan
Amal Maret 2007
- Perlu diinformasikan pada judul notula rapat;
apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan
masalah atau rapat pengambilan keputusan.
- Susunan notula lengkap : dari judul sampai
penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
- Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap
peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar
memberikan usulan tentang………………………………
- Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya
dicatat secara lengkap
- Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan
dalam notula
Persiapan dalam pembuatan notula :
1.
Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah
umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan
notula.
- Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang
tidak dapat ditulis.
- Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
- Sediakan buku-buku referensi yang menunjang
materi rapat
Isi Notula Rapat
1. Judul notula
beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
- Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan
berakhirnya rapat.
- Sifat rapat.
- Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang
tidak hadir.
- Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan
pengesahannya.
- Susunan acara rapat.
- Ringkasan jalannya rapat.
- Hasil rapat.
- Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
- Catatan khusus.
- Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis
rapat dibagian akhir.