Mengidentifikasi Rapat

A. Pengertian Rapat

 Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi tatap muka yang diselenggarakan oleh perusahaan untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan kesepakatan bersama. Dengan adanya rapat, dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi. Beberapa ahli pun mendefinisikan tentang pengertian rapat diantaranya Agus M. Hardjana (1997:88) menyatakan bahwa “rapat adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama.”Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu perusahaan,perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan,merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan perusahaan.

Rapat merupakan suatu bentuk proses berfikir bersama, menyelenggarakan suatu pertemuan untuk membicarakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Di dalam rapat terdapat proses komunikasi yang bersifat tatap muka secara langsung dan dihadiri oleh kelompok orang untuk membicarakan atau menyelesaikan permasalahan. Sekelompok orang tersebut saling berbagi informasi dan bekerja guna mencapai tujuan yang sama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan perusahaan dapat dirumuskan.

1.      Kegunaan Rapat

 Menurut Rita Wahyuni (2004:82) menjelaskan bahwa rapat hendaknya diselenggarakan sesuai tata tertib, sehingga kegunaan rapat bertujuan:

a.       Untuk memberi informasi. Artinya rapat yang bertujuan untuk menyampaikan penelasan ataupun informasi kepada peserta rapat.

b.      Untuk melakukan kerja sama. Perusahaan sangat memerlukan kerja sama yang solid baik itu antara sesama karyawan maupun dengan perusahaan lain. Contohnya rapat yang diselenggarakan oleh perusahaan yang bergerak dalam pembuatan pakaian berkeinginan untuk melakukan kerjasama dengan pabrik benang.

c.       Untuk mengatasi permasalahan. Umumnya kegunaan rapat yaitu untuk memecahkan suatu permasalahan. Dalam mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan partisipasi aktif dari para peserta rapat.

d.      Untuk memenuhi peraturan. Perusahaan tertentu membuat kebijakan untuk melakukan rapat dalam periode yang telah ditentukan, hal ini harus dipenuhi agar perkembangan perusahaan tersebut dapat terpantau.

2.      Syarat Rapat

Menurut Rita Wahyuni (2004:84), penyelenggaraan rapat akan berjalan dengan baik

dan lancar apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a.      Suasana terbuka artinya setiap peserta siap menerima informasi yang datang dari siapa pun.

b.      Berpartisipasi penuh artinya setiap peserta aktif ambil bagian dalam proses rapat tersebut.

c.      Bimbingan dan kontrol artinya setiap peserta selalu terkontrol dan terarah karena ada bimbingan dan  pengawasan dari pemimpin rapat.

d.    Ada argumentasi artinya di dalam mencari kebenaran bukan kemenangan yang diutamakan melainkan adanya argumentasi yang aktif dan baik.

e.   Pernyataan singkat artinya penyampaian informasi atau pemberian tanggapan dalam bentuk pernyataan yang singkat jelas serta langsung menuju sasaran.

f.       Menghindari “konflik” kelompok artinya jangan sampai suatu kelompok memonopoli pembicaraan dan memaksakan pendapat kepada kelompok lain, semua pihak mempunyai hak mengeluarkan pendapat.

g.      Ada kesimpulan artinya semua peserta harus mampu membuat kesimpulan/keputusan yang diterima dan akan dilaksanakan bersama dengan penuh tanggung jawab.

3.      Jenis Jenis Rapat
a. Menurut tujuannya

·        Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk menberikan penjelasan kepada para peserta rapat

·        Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi

·        Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukaan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b.      Menurut sifatnya

·        Rapat resmi (formal meeting) adalah rapat yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

·        Rapat tidak resmi (informal meeting) adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.

·        Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.

·        Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

c.       Menurut jangka waktu

·        Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

·        Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi sebulan yang lalu.

·        Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulaln yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulaln kedepan.

·        Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali. Contoh : rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna DPR.

d.      Menurut frekuensinya

·        Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

·        Rapat insidentil adalah rapat yang tidak terjadwal

B.     Membuat Rencana Pertemuan Rapat

Sebelum mengadakan rapat lebih baik terlebih dahulu merancang atau merencanakan sebuah susunan acara maupun apa saja yang diperlukan dalam rapat. Dalam merencanakan suatu rapat agar tercapai dengan baik dan sesuai dengan tujuan ada beberapa hal yang perlu diketahui, diantaranya:

1.      Perencanaan waktu

 Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk menyelenggarakan rapat

hal ini penting karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas rapat. Rapat yang dilaksanakan

pada pagi hari akan berbeda dengan rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada waktu

pagi hari peserta masih fokus, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik maupun

pikirannya karena sudah seharian bekerja.

Rapat yang diadakan pada malam hari dirasa kurang efektif daripada rapat yang diadakan pada pagi hari. Di samping itu, rapat mungkin dilakukan pada akhir pekan, tetapi rapat yang diadakan pada akhir pekan dengan menghabiskan waktu sampai minggu di suatu tempat peristirahatan kurang efektif. Karena pada saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk beristirahat dan merupakan waktu untuk keluarga. Peserta memang menghadiri rapat, tetapi pikirannya mungkin kurang tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat  diselenggarakan pada waktu menjelang waktu makan siang,  karena bila dilaksanakan pada pagi hari dianggap menggangguaktivitas pokok para pimpinan ataupun karyawan. Penting sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif jika rapat diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti kebutuhan istirahat setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur mereka.

2.      Perencanaan tempat

 Dalam merencanakan tempat rapat, sebelumnya apakah akan dilaksanakan di kantor

atau di luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi pengelola tempat

rapat yang akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus menghubungi pengelola tempat yang

akan digunakan untuk rapat dan berpesan agar tempat, waktu, hari, tanggal pelaksanaan rapat.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu:

a)      Cahaya penerangan

Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya cahaya dapat mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat mendapat cahaya dari sinar matahari yang cukup, maka tidak perlu menggunakan penerangan atau lampu.

b)      Ventilasi udara

Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan ventilasi udaranya. Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan membuat peserta rapat cepat merasa gerah dan kemungkinan akan memperburuk mood peserta.

c)      Pengaturan tempat duduk

Sekretaris perlu memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa yang akan digunakan dalam penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga tempat untuk pemimpin rapat dan notulis. Pada umumnya notulis duduk bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena apabila ada yang perlu ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin.

d)     Penempatan peralatan

Peralatan yang digunakan untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di tempat yang tidak mengganggu jalannya rapat ataupun mengganggu pandangan peserta.

3.      Agenda rapat

  Agenda rapat adalah daftar atau program mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Dalam mempersiapkan agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan rapat karena agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu dapat terjadi karena kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh permasalahan yang ada. Mengingat padatnya permasalahan dan urusan yang harus diselesaikan pimpinan. Sebaiknya agenda rapat dipersiapkan jauh hari sebelum rapat diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua peserta yang akan menghadiri rapat. Teknik menyusun agenda adalah cara sistematis dalam menyusun suatu pokok masalah yang akan dibicarakan dalam penyelenggaraan rapat.

Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda rapat yaitu:

a)      Mengetahui dan menguasai pokok permasalahan.

b)      Mengetahui tema dan tujuan rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, tidak perlu dicantumkan dalam notula.

c)      Mengetahui keadaan calon peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis kelamin, jabatan, status sosial, pendidikan, peserta dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.

d)     Mengetahui tempat, waktu dan penyelenggaraan rapat.

e)      Mengetahui peralatan yang akan digunakan.

f)       Mengetahui keadaan ruang rapat.

g)      Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat.

h)      Mengetahui makanan dan minuman yang akan dihidangkan.

i)        Mengetahui tata tertib dalam rapat

4.      Undangan rapat

 Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang  untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Dalam menulis surat undangan, diperlukan suatu keterampilan dalam hal menuangkan kata-kata, sehingga mendapat feedback atau reaksi sesuai yang diharapkan. Perlu diperhatikan juga cara pembuatan undangan rapat yaitu:

1)      Undangan rapat resmi

Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa diperhatikan dan dihormati.

2)      Undangan rapat tidak resmi

Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga cukup mengisi tanggal, hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan undangan jenis ini, pada umumnya merupakan rapat berkala.

5.      Daftar hadir

 Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa, yang dibuat di atas selembar kertas. Daftar hadir dalam bentuk buku tamu digunakan untuk rapat yang sifatnya resmi, sedangkan rapat yang tidak resmi menggunakan daftar hadir yang hanya menggunakan selembar kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta sebagai dokumentasi.

C. Menjelaskan Teknik Menyelenggarakan Rapat

 Dalam menyelenggarakan rapat perlu kita ketahui ada beberapa teknik atau cara agar terwujudnya suatu rapat, diantaranya:

1.      Kalimat Pembuka

Kalimat pembuka harus menyatakan topik rapat dengan jelas mengapa topik ini penting bagi mereka yang hadir, dan apa yang dapat diharapkan peserta rapat dalam rapat yang diselenggarakan.

2.      Garis Besar

Setelah pembukaan, sampaikan garis besar dari materi, dengan menunjukkan point-point materi yang perlu dibahas didalam rapat.

3.      Pengaturan Informasi

Pertimbangkan pemakaian urutan waktu atau mulailah dengan informasi yang akan memberikan dampak paling besar. Sering-seringlah merujuk kembali pada catatan garis besar, sehingga para peserta dapat melihat apa saja pembahasan yang perlu dikembangkan.

4.      Hubungan Informasi Tersebut Dengan Para Peserta

Sejalan dengan presentasi, sering-seringlah menjelaskan apa arti informasi ini bagi para peserta. Apa dampaknya bagi mereka atau apa yang dapat mereka lakukan dengan adanya informasi tersebut.

5.      Rangkuman Point-point Utama

Dalam penyampain informasi terakhir presentasi, ulangi apa saja yang telah di bahas

dalam pertemuan rapat. Untuk mengevaluasi kembali apakah materi yang disampaikan benar-benar sesuai dan juga sebagai pengingat kembali point utama pembahasan rapat.

6.      Informasi Tentang Tindak Lanjut

Jelaskan kepada para peserta apa yang akan terjadi selanjutnya dalam pembahasan

rapat. Dalam setiap bagian-bagian jabatan yang diberi wewenang untuk menyelesaikan tugas yang diberikan oleh pimpinan.

7.      Membuka Sesi Tanya Jawab

Pada sesi tanya jawab ini, para peserta diberikan kesempatan bila ada seuatu informasi

yang disampaikan kurang jelas atau membingungkan. Agar para peserta dapat meminimalisir kesalahan bila di beri tugas oleh pimpinan dalam menyelesaikan suatu urusan.

D. Menyelenggarakan Rapat Bulanan

 Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk

membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Dalam menyelenggarakan rapat bulanan ada hal-hal yang perlu diperhatikan terutama pada suasana rapat. Suasana rapat yang dimaksud adalah setiap peserta harus siap menerima informasi dari beberapa pihak yang datang dalam rapat dan sarankan juga membantu jika ada beberapa masalah yang ada. Karena rapat bulanan ini sudah disusun dalam SOP (Standard Operasional Perusahaan). Dalam SOP membahas rencana rapat yang diselenggarakan sesuai dengan susunan rencana aktivitas perusahaan. Dalam menyelenggarakan rapat bulanan dibedakan menjadi empat macam, diantaranya:

1.      Rapat Dinas

Rapat yang diadakan untuk keperluan pembicaraan urusan kantor sehari-hari yang menyangkut dalam hal kedinasan atau pemerintahaan.

2.      Rapat Pimpinan

Rapat untuk keperluan pembicaraan interen pimpinan dengan sesama pimpinan. Rapat ini biasanya dihadiri oleh antar pimpinan perusahaan yang jabatannya setara seperti Direktur Produksi dengan Direktur Keuangan.

3.      Rapat Rutin

Rapat yang membicarakan hal-hal rutin sehari-hari dalam aktivitas kegiatan perusahaan. Rapat rutin ini biasanya membahas mengenai laporan produksi, laporan keuangan dan laporan pemasaran.

4.      Rapat kerja 

Rapat yang membicarakan keseluruhan unit kerja dalam susunan program perusahaan yang sudah direncanakan. Rapat kerja ini biasanya membahas mengenai tujuan perusahaan dalam mencapai suatu target dengan waktu yang telah direncanakan. Rapat kerja ini biasanya pada setiap jabatan pegawai ada target yang harus dicapai dalam sebulan sekali atau waktu yang telah ditentukan.

  

E. Mengidentifikasi Bentuk-Bentuk Rapat

 Sebelum menyelenggarakan rapat, seorang seketaris harus mengetahu terlebih dahulu

susunan program atau materi yang akan dibahas dalam suatu rapat. Agar nantinya dalam menyelenggarakan rapat seketaris mengetahui rapat apa yang tepat dalam materi yang akan dibahas oleh pimpinan nantinya. Karena rapat terbagi menjadi beberapa macam, diantaranya:

1.      Rapat Formal

Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan. Rapat formal ini bisanya dihadiri oleh para pejabat penting perusahaan atau para pejabat pemerintahan. Dalam rapat formal ini biasanya membahas mengenai kerjasama, penjualan saham dan sebagainya.

2.      Rapat Informal

Rapat informal adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat informal dapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja. Rapat informal dapat terlaksana walaupun para peserta rapat tidak mendapatkaan undangan. Karena bersifat membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama dalam penyelesaiannya.

3.      Rapat Terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh setiap anggotanya tanpa adanya batasan peserta rapat. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia. Rapat terbuka ini bisa dihadiri oleh beberapa pihak pegawai tanpa adanya penggolongan jabatan dalam perusahaan atau instansi.

4.      Rapat Tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh para peserta tertentu dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia dan hanya beberapa orang saja yang dapat diundang. Rapat tertutup ini biasanya membahas mengenai masalah-masalah profil perusahaan atau membahas mengenai kelebihan suatu produk tertentu.

F. Menyelenggarakan Rapat Internal

 Dalam menyelenggarakan rapat internal perusahaan ada beberapa faktor yang perlu diketahui dan dipersiapkan. Agar rapat internal perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Penyelenggaraan rapat internal perusahaan dapat disiapkan oleh seketaris dengan memperhatikan beberapa cara, diantaranya:

1.      Fasilitas Rapat

Fasilitas yang perlu dipersiapkan menurut Rumsari Hadi Suwarno dan Lukas Dwiantara

(2009:97) antara lain:

a)      Apabila rapat diadakan di perusahaan tersebut, mempersiapkan ruangan yang biasanya khusus digunakan untuk rapat atau biasa disebut ruangan rapat atau ruang pertemuan.

Apabila ruang rapat tidak dilengkapi dengan AC, harus dilengkapi dengan ventilasi udara yang cukup agar peserta tidak merasa lelah karena udara yang panas, terutama bila rapat tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama.

b)      Usahakan penerangan yang cukup, dan apabila ruangan cukup dengan sinar matahari tidak perlu menggunakan lampu. Dengan demikian tidak cepat membuat mata lelah.

c)      Pengaturan ruangan dengan meja dan kursi. Apakah pengaturan ruang rapat akan menggunakan bentuk konferensi, bentuk huruf T, bentuk huruf V, bentuk perahu, bentuk kelas atau bentuk lainnya.

d)     Sound system diatur sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu komunikasi dalam rapat.

e)      Ruang untuk konsumsi di tempat terpisah bila memungkinkan, agar peserta tidak lelah duduk terus-menerus saat rapat berlangsung.

f)       Bila rapat diadakan di luar perusahaan, misal di hotel atau tempat pertemuan lainnya, sekretaris dapat meminta pengelola tempat untuk menyediakan ruangan yang dekat dengan lift atau ruangan yang mudah dicari, agar tidak membuat bingung peserta sehingga waktu tidak terbuang percuma hanya untuk mencari ruang rapat.

  

2.      Menyiapkan Perangkat Administrasi Penyelenggaraan Rapat

 Sekretaris mempunyai peranan penting dalam mempersiapkan dan menyelenggarakan rapat, mulai dari rapat staf sampai pada rapat yang dihadiri puluhan orang, karena hal ini merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu tugas pimpinan. Untuk itu, seorang sekretaris harus mengetahui hal-hal yang harus dipersiapkan mengenai perangkat administrasi sehubungan dengan pelaksanaan rapat adalah sebagai berikut:

a.      Agenda rapat

  Agenda rapat adalah daftar atau program mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Dalam mempersiapkan agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan rapat karena agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu dapat terjadi karena kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh permasalahan yang ada. Mengingat padatnya permasalahan dan urusan yang harus diselesaikan pimpinan. Sebaiknya agenda rapat dipersiapkan jauh hari sebelum rapat diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua peserta yang akan menghadiri rapat. Teknik menyusun agenda adalah cara sistematis dalam menyusun suatu pokok masalah yang akan dibicarakan dalam penyelenggaraan rapat.

Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda rapat yaitu:

a)      Mengetahui dan menguasai pokok permasalahan.

b)      Mengetahui tema dan tujuan rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, tidak perlu dicantumkan dalam notula.

c)      Mengetahui keadaan calon peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis kelamin, jabatan, status sosial, pendidikan, peserta dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan.

d)     Mengetahui tempat, waktu dan penyelenggaraan rapat.

e)      Mengetahui peralatan yang akan digunakan.

f)       Mengetahui keadaan ruang rapat.

g)      Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat.

h)      Mengetahui makanan dan minuman yang akan dihidangkan.

i)        Mengetahui tata tertib dalam rapat

b.      Undangan rapat

 Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang  untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Dalam menulis surat undangan, diperlukan suatu keterampilan dalam hal menuangkan kata-kata, sehingga mendapat feedback atau reaksi sesuai yang diharapkan. Perlu diperhatikan juga cara pembuatan undangan rapat yaitu:

1)      Undangan rapat resmi

Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa diperhatikan dan dihormati.

2)       Undangan rapat tidak resmi

Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga cukup mengisi tanggal, hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan undangan jenis ini, pada umumnya merupakan rapat berkala.

3)      Daftar hadir

 Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa, yang dibuat di atas selembar kertas. Daftar hadir dalam bentuk buku tamu digunakan untuk rapat yang sifatnya resmi, sedangkan rapat yang tidak resmi menggunakan daftar hadir yang hanya menggunakan selembar kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta sebagai dokumentasi.

4)      Perlengkapan Rapat

Sekretaris perlu mempersiapkan perlengkapan yang menunjang berlangsungnya rapat. Dalam mempersiapkan perlengkapan rapat ini, sekretaris tidak harus melakukannya sendiri tetapi bisa menugaskan petugas khusus yang sudah ahli didalam bidangnya. Adapun perlengkapan rapat yang harus dipersiapkan meliputi:

1)      Alat tulis

2) Stopmap  (kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah   dispesifikasikan)

3) Stapler/hekter

4)  Informasi atau data dan perhitungan-perhitungan yang diperlukan

5) Laptop atau komputer

6) Whiteboard lengkap dengan spidol dan penghapus

7) Peralatan komunikasi, misal telepon

8) Alat perekam

9) Soundsystem

10) Liquid Crystal Display (LCD)

11) Meja dan kursi

3. Mengetahui Tipe Peserta Rapat

1)      Pemimpin Rapat

Suatu rapat akan terarah dan mencapai tujuan apabila dipandu atau dipimpin oleh seseorang yang disebut pemimpin rapat. Tipe pemimpin rapat berbeda antara satu dengan yang lain. Menurut Rita Wahyuni (2004:84) ada tiga tipe pemimpin rapat yaitu: 

a.       Tipe otoriter 

Adalah tipe pemimpin yang mau menang sendiri. Tipe tersebut banyak memaksakan pendapatnya sedangkan peserta rapat diminta harus menyetujuinya. Dengan kata lain saran, usul atau pendapat apa pun dari peserta kurang memperoleh tanggapan.

b.      Tipe laissez

Adalah tipe pemimpin rapat yang tidak mau atau tidak sanggup mengendalikan rapat. Rapat dibiarkan begitu saja sehingga berlangsung berlarut-larut. Pemimpin rapat di sini tidak dapat mengendalikan rapat dan keputusan rapat diserahkan kepada peserta yang paling dominan atau mempunyai pandangan luas.

c.       Tipe demokratis

Adalah tipe yang mampu menciptakan adanya lalu lintas komunikasi dua arah, para peserta rapat banyak diberikan kesempatan dalam mengemukakan usul, pendapat dan saran. Dengan demikian hasil rapat merupakan hasil keputusan bersama sehingga menyebabkan para peserta rapat sangat bertanggungjawab atas semua hasil yang telah menjadi keputusan atau kesepakatan bersama.

2)      Audien Peserta Rapat

Salah satu unsur penting dalam rapat yaitu adanya peserta. Masingmasing peserta mempunyai sifat dan karakter yang berbeda. Tipe peserta dibagi menjadi enam yaitu:

a.       Tipe pemersatu

Bertindak sebagai juru damai. Cirinya penuh perhatian, bersahabat,berjiwa besar, sabar,

tekun dan mempunyai sikap toleran.

b.    Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara atau penghubung antara satu dengan yang lain baik perorangan maupun kelompok. Karakternya adalah pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya dan penampilan meyakinkan.

c.    Tipe pendengar

Termasuk peserta yang pasif, tidak berperan serta secara aktif. Orang yang mempunyai

tipe ini biasanya karena pendiam atau kurang pengalaman, kurang pengetahuan, tidak

mempunyai keberanian, kurang bergaul, pemalu dan kurang percaya diri.

d.   Tipe inisiatif

Peserta dengan tipe ini mempunyai sifat tekun, rajin, memiliki kreatifitas yang tinggi,

mempunyai keinginan yang baik dan turut memikirkan pemecahan masalah.

e.    Tipe pemberi semangat

Mempunyai sifat penggerak, kemauan dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi,

dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani

sehingga mempunyai pengaruh baik.

f.     Tipe pemberi informasi

Tipe orang ini selalu memberi informasi karena mempunyai pengalaman yang banyak

atau luas. Sifat tipe orang ini mudah bergaul,dapat dipercaya.

g.    Tipe penyerang

Tipe ini harus diwaspadai oleh pemimpin rapat karena bersifat pendobrak, penantang

terhadap masalah yang dibahas, pendapat dan sikap orang lain, sehingga dapat

menimbulkan perdebatan dan perselisihan

G. Tata Ruang Rapat

Persiapan Ruangan

Akomodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut:

a.       Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:

·         Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah

·         Kualitas pekerjaan lebih baik

·         Kesalahan-kesalahan berkurang

·         Semangat kerja pegawai lebih baik

·         Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)

·         Prestise lebih baik untuk perusahaan

b.      Perencanaan warna

Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.

c.       Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

d.      Pengaturan tempat duduk,

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

Tujuan Tata Ruang Rapat

1.      Adanya kepuasan dari peserta rapat

2.       Rapat berjalan dengan lancar

3.      Terciptanya suasana yang nyaman dan produktif

4.      Menyesuaikan dengan kebutuhan rapat

5.      Mengoptimalkan pemanfaatan ruangan

Macam-macam Pengaturan Tata Ruang Rapat

Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Bentuk tata ruang rapat yang baik ialah yang dapat mewujudkan terjadinya komunikasi dua arah,sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar.

Ada beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut:

1.      Penataan  tipe U Shape

Penataan tipe U Shape ini ideal untuk beriteraksi antar peserta dan ideal dengan  penggunaan audio visual, tidak cocok untuk grup besar.

Penataan meja kursi seperti huruf U, digunakan bagi jumlah peserta yang tidak terlalu besar dan meja setiap peserta dapat menghadap ke presenter dan dapat berinteraksi dan memberikan, tipe U shape ini umumnya digunakan untuk meeting internal, kelompok diskusi dimana ada speaker, audio visual presentasi microphone, projector beserta laptop dan akses internet, screen, flip chart. penataan lampu yang baik.  Untuk penataan U shape ini cocok untuk jumlah 25 orang, karena jika sisi U terlalu panjang akan mengurangi partisipasi anggota dari jalannya meeting. U Shape sangat tepat untuk internal meeting dimana pimpinan utama duduk di bagian tengah diapit oleh petinggi kantor pusat dan disisi kiri dan kanan di isi oleh para kepala cabang.

Peralatan yang dibutuhkan untuk ruang meeting jenis U-Shape ini antara lain: microphone, projector beserta laptop dan internet akses.

2.      Penataan tipe ruang kelas (Classroom style)

Ruang rapat tipe classroom style disusun dengan deretan meja peserta konfrensi dan kursi menghadap ke depan ruang (pembicara), di tipe ini disediakan tempat untuk tulis menulis di setiap peserta.  Tipe ini bermanfaat untuk meeting yang memerlukan mencatat,  handout atau bahan referensi atau peralatan seperti laptop komputer, pertemuan tipe ini nyaman untuk sesi panjang dan memungkinkan minuman dapat disediakan di tempat dalam jangkauan setiap peserta.

Petunjuk Setup Ruang meeting

a.       Meja yang melampaui panggung atau podium harus miring ke arah pembicara.

b.      Setiap meja digunakan kurang lebih 2 orang tergantung space yang tersedia.

c.       Sediakan ruang / space yang memungkinkan untuk mempermudah gerakan masuk dan keluar peserta dari baris.

d.      Presenter dapat melihat ke semua peserta

e.       mengakomodasi kelompok besar dalam ruang yang terbatas

3.      Conference atau Boardroom

Meeting dengan sebuah meja persegi panjang atau berbentuk oval dengan setiap kursi peserta disisi meja, tipe layout ini digunakan untuk  rapat direksi, rapat komite atau kelompok diskusi.  Banyak fasilitas yang menyediakan meja konfrensi dengan berbagai bentuk, pabila tidak tersedia meja konfrensi standard dapat digunakan meja secara bersama-sama membentuk persegi panjang, persegi atau persergi berongga ditengah, perlu diingat semakin besar setup meja, semakin sulit bagi peserta untuk melihat peserta lain di ujung mereka.

4.      Penataan  tipe Theatre (Theatre style)

Dalam penataan theatre style ini, tempat duduk dan bangku berbaris menghadap ke podium, panggung atau pembicara (tanpa meja konfrensi), penataan ruang rapat ini paling efisien untuk peserta bertindak sebagai penonton atau pendengar, penataan tipe ini dianjurkan tidak dengan makanan atau mengambil catatan yang diperlukan.

Penataan tipe ini bisa fleksibel, baris bis melingkar, setengah lingkaran, lurus atau miring kearah titik pembicara, jika ada ruang lebih dapat diberikan ruang gerak diantara baris untuk mempermudah gerakan peserta masuk dan keluar barisan.

5.      Block Table

Block table style adalah tipe ruang / style ruang meeting yang cocok untuk membahas suatu project antara anda dan kolega bisnis. Maksimal peserta meeting block table agar nyaman adalah 10 dengan perincian 5 disisi kiri dan kanan tanpa head table jika membahas suatu project dengan kolega bisnis untuk menghormati kolega bisnis dan dengan head table untuk internal meeting perusahaan.

6.      Gaya Klasikal

Gaya klasikal merupakan pengaturan tempat duduk rapat dengan jumlah peserta rapat yang banyak. Gaya klasikal ini cocok diterapkan jika rapat tersebut bersifat pemberian informasi. Contoh pengaturan tempat duduk ini antara lain diterapkan di sekolah, seminar, atau rapat kelurahan.

7.      Gaya Konferensi
Pengaturan tempat duduk tipe ini memungkinkan semua peserta merasa dihargai dan menimbulkan semangat kerja sama team work. Pengaturan tempat duduk semacam ini sering digunakan pada saat rapat pemecahan masalah.

8.      Round Table
Round table atau meja berbentuk lingkaran sangat cocok untuk pengaturan rapat pada saat diskusi kelompok atau juga workshop, pengaturan tempat duduk seperti ini membuat rapat menjadi rileks namun tetap formal.

9.      Double U-Shape

Double U -Shape sama seperti U-shape tapi terdapat tambahan beberapa meja di belakang meja bagian tengah untuk keperluan dokumentasi dan observer meeting.

10.  Bentuk lingkaran untuk 8 orang

11. Bentuk persegi

a)      Untuk 6 orang

b)      Untuk 10 orang

c)      Untuk 20 orang

12.  Bentuk setengah lingkaran

13.  Bentuk huruf Tuntuk 28 orang

14.  Bentuk huruf V untuk 20 orang

15.  Bentuk perahu untuk 28 orang

16.  Bentuk kelas atau klasikal untuk 24 orang

H. Prosedur Pelaksanaan Rapat

1.      Persiapan
a. Menyiapkan rencana
b. Menyiapkan agenda rapat
c. Menyiapkan kertas kerja
d. Menyiapkan pembicara/peserta
e. Menyiapkan perlengkapan rapat

2.      Pelaksanaan
a. Pembukaan
b. Tata tertib rapat
c. Pengendalian
d. Mengatur waktu
e. Pengambilan keputusan
f. Penutupan rapat

3.      Laporan dan Evaluasi
a. Pelaporan

·         Jelas, lengkap dan singkat

·         Pembuat laporan harus mengikuti rapat

·         Isi jam/tanggal, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan keputusan

b.    Evaluasi

·         Dilakukan bersama panitia/pengurus

·         Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan dan hasil.

I. Menguraikan Sistematika Penulisan Notula

1.  Pengertian Notula Dan Laporan

Notulen atau Notula adalah pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya disebut pembuat notula (notulis). 

Notulen adalah sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.

Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.

Laporan merupakan suatu bentuk penyajian fakta mengenai sesuatu kegiatan ataupun keadaan yang berkenaan dengan adanya suatu tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.

2.  Sistematika Penulisan Notula

A.    Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa  tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

1.      Nama atau tema yang akan dibahas

2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
• Ketua dan Wakil Ketua
• Sekretaris
• Notulis
• Peserta

B.     Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.

Adapun susunan sistematika dalam penulisan notulen adalah :

1.      Kata pembukaan

2. Pembahasan
3. Pembacaan Keputusan dari Hasil
4. Waktu (Jam) penutupan

C.     Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.

Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

1.      Nama Jabatan

2. Tanda tangan
3. Nama pejabat, pangkat, dan NIP

D.    Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan: Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

3.  Bentuk-Bentuk Catatan Pertemuan/Notula

Telah dikemukakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis, yaitu :

a.       Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

b.      Notula Rangkuman

Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat pada tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat. Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus menulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang penulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya.

 

4.  Fungsi Catatan Pertemuan

a)      Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas atau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

b)      Sebagai Sumber Informasi Untuk Peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

c.       Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

d.      Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

e.       Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi disimpan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

f.       Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

5.  Teknik Menyusun Notula

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1.      Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.

2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1↲↠↠1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang………………………………
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1.      Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.

2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1.      Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.

2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Sifat rapat.
4. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
5. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
6. Susunan acara rapat.
7. Ringkasan jalannya rapat.
8. Hasil rapat.
9. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
10. Catatan khusus.
11.  Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.